Como reducir costos en la empresa?

¡Hola a todos!

Hoy quiero hablar de un tema de enorme interés para empresarios y autónomos de todas las características: cómo reducir costos en tu empresa. Estamos experimentando por primera vez en mucho tiempo un rally de precios que no deja de subir, y no siempre se puede trasladar todo ese incremento de nuestros costos al consumidor, ya sea porque los precios de mercado están ya muy delimitados por la competencia o porque los consumidores no pueden, o no quieren, afrontar una suba de precios con sus sueldos que se han mantenido más o menos igual Incrementar las ventas tampoco es tan fácil, la solución, entonces, para acomodar los números es atacar la variable que, dentro de todo, depende menos de lo externo: nuestros costos.

Dentro de este mundo tenemos las soluciones más comunes: negociar con proveedores, optimizar inventarios o mejorar procesos, pero aquí quiero hablarte de un enfoque un poco menos habitual que es el uso de la tecnología, estamos hablando de herramientas que forman parte de lo que hoy todos conocemos como Transformación digital.

Y No, no estoy hablando de gastar millones en tecnología de vanguardia, sino de aplicar soluciones tecnológicas accesibles que pueden ayudarte a ahorrar a corto y largo plazo.

1. Automatización de Tareas: Tiempo es Dinero

Piensa en cuántas horas al mes dedican tus empleados a tareas manuales que podrían ser automatizadas. Desde el procesamiento de facturas hasta la gestión de inventarios, existen hoy en día soluciones accesibles para pymes que automatizan procesos repetitivos, algunas de ellas probablemente ya las tengas en tu ordenador y no le estés sacando todo el partido, Por ejemplo Office, y Windows tienen herramientas integradas para automatizar. Esto no solo reduce errores, sino que libera tiempo para que tu equipo se enfoque en tareas más estratégicas. Los datos respecto a la automatización son impactantes:

• Reducción de costos: El informe de McKinsey "A Future That Works: Automation, Employment, and Productivity", publicado en 2017, analiza el impacto de la automatización en los costos operativos y la productividad. McKinsey estima que la automatización puede reducir los costos operativos entre un 25% y un 50% dependiendo de la industria.

• Aumento de la productividad: PwC, en su informe "Will robots really steal our jobs?" (2018), proyecta que la automatización puede aumentar la productividad en las empresas en hasta un 30% al liberar a los empleados de tareas repetitivas, permitiéndoles enfocarse en trabajo de mayor valor.

• Tiempo de trabajo ahorrado: Gartner, en su informe "Top 10 Strategic Predictions for 2020 and Beyond", menciona que la automatización de tareas administrativas puede ahorrar hasta 120 horas al año por empleado, lo que equivale a 3 semanas de trabajo.

• Mayor precisión: Un estudio de Deloitte titulado "Automation with Intelligence: Reimagining the Organization in the 'Age of With'" (2019) muestra que la automatización puede reducir los errores humanos en un 90%, lo que lleva a una mayor precisión en las operaciones.

• ROI rápido: Según Deloitte, en su informe "The robots are ready. Are you? Untapped advantage in your digital workforce", las soluciones de automatización muestran un retorno de inversión en menos de 12 meses, lo que las convierte en una inversión atractiva para empresas que buscan reducir costos y mejorar la eficiencia.

2. La Nube: Un Aliado en la Reducción de Costos

Migrar a la nube puede parecer un gasto innecesario para una empresa pequeña, pero la realidad es que puede representar un ahorro importante, tanto a corto como a largo plazo. Eliminar la necesidad de comprar y mantener servidores físicos ya es un gran alivio para el presupuesto. Según Gartner, las empresas que utilizan soluciones en la nube reducen sus costos de infraestructura en un 30% de promedio.

No solo te libras del hardware costoso, sino también del mantenimiento y actualización de estos sistemas. Con la nube, pagas únicamente por lo que utilizas, lo que permite una optimización perfecta de los recursos. Además, al reducir la dependencia del equipo interno de TI, puedes ahorrarte un 20% en costos laborales relacionados con la gestión de infraestructuras físicas.

Y en términos de escalabilidad, si tu empresa crece o tiene picos de demanda, no necesitarás invertir en nuevo hardware. En cambio, puedes ajustar tu capacidad de manera flexible, pagando solo por lo que necesitas en cada momento. Esto no solo reduce el gasto inicial, sino que también garantiza que no tendrás recursos infrautilizados acumulando costos sin necesidad.

3. Trabajo Remoto: ¿Realmente Necesitas Todo Ese Gasto en Oficinas?

La pandemia nos enseñó que trabajar desde casa no solo es posible, sino que puede ser incluso más eficiente. El prejuicio de que "desde casa no se trabaja igual" no solo no se soporta en los datos, sino que cae estrepitosamente cuando hablábamos de ahorro de costos, sobre todo en las grandes ciudades donde los alquileres y costos relacionados son desproporcionadamente caros comparado con el costo de vida. Y el ahorro monetario del empleador en oficinas físicas, alquiler, servicios públicos o mantenimiento no es el único beneficio: el trabajo remoto también ayuda a aumentar la retención del talento. Un estudio de Owl Labs reveló que los empleados remotos son un 22% más productivos y sienten mayor lealtad hacia sus empleadores, lo que reduce los costos de rotación y capacitación. Una formula con la que ganan todos.

Para empresas un poco mayores, esto funciona también para ahorrar costos de viajes y re-locaciones temporales.

La contrapartida, para que el trabajo remoto sea realmente efectivo y seguro, es necesario invertir en tecnología adecuada que proteja la integridad de los datos y permita un acceso eficiente a la infraestructura empresarial: VPN para acceder a la red empresarial de forma segura, un sistema de ciberseguridad mas robusto, herramientas de colaboración en la nube o soluciones de monitoreo y gestión remota son algunas de las posibilidades, una inversión que en la mayoría de casos será rápidamente recuperable con los costos ahorrados.

4. Analítica de Datos: Evita Gastos Innecesarios

Implementar analítica de datos puede parecer algo reservado para grandes empresas, pero en realidad, es una herramienta poderosa también para pequeñas y medianas empresas que buscan ahorrar costos y aumentar su rentabilidad.

¿Qué puede hacer la analítica de datos por ti?

1. Detectar Gastos Innecesarios: La analítica de datos te ayuda a identificar áreas donde estás gastando más de lo necesario. Por ejemplo, puede revelar que ciertos proveedores tienen precios más altos de lo que deberían o que estás comprando más inventario del que realmente necesitas.

2. Optimizar el Inventario: Con la analítica de datos, puedes ajustar tus niveles de inventario basándote en las tendencias de ventas reales. Esto evita que te quedes con exceso de stock que se convierte en costo innecesario. Empresas que aplican esta técnica pueden reducir sus costos de inventario hasta en un 30%.

3. Mejorar la Rentabilidad de tus Productos: Puedes descubrir qué productos están generando mayores ganancias y cuáles no están funcionando tan bien. Esto te permite centrarte en los productos rentables y hacer ajustes o eliminar aquellos que no aportan beneficios. Esto puede llevar a un aumento en la rentabilidad de hasta un 20%.

4. Dirigir Mejor tus Recursos de Marketing: La analítica te permite identificar qué campañas de marketing están dando resultados y cuáles no. Al enfocar tu presupuesto en las estrategias más efectivas, puedes mejorar el retorno de tu inversión en marketing hasta en un 40%.

Lo bueno es que hoy en día la mayoría de herramientas informáticas de gestión ya tienen la capacidad de captar datos de tu operativa, por lo que posiblemente ya tienes la capacidad de captar los datos a tu disposición, en caso contrario hay multitud de herramientas para implementar según la necesidad especifica, el sector de tu negocio y el presupuesto que se quiera gastar.

5. Eliminación de Papeles: Adiós a los Costos de Impresión y Almacenaje

Reducir el uso de papel en tu empresa puede parecer un cambio menor, pero el impacto en tus costos puede ser significativo. Digitalizar tus documentos no solo es una inversión en eficiencia, sino también una oportunidad de ahorro tangible. Sino, miremos algunos datos reales de España al día de hoy:

¿Cuánto puedes ahorrar?

1. Ahorro en Costos de Impresión: Imprimir documentos implica gastos constantes en papel, tinta y mantenimiento de impresoras. Según estudios, el costo promedio de imprimir una página es de aproximadamente 0,10 € en España. Si una empresa imprime 10,000 páginas al mes, eso suma 1,000 € anuales solo en impresión.
   

2. Reducción de Costos de Almacenamiento: Guardar documentos físicos requiere espacio, y en España, el costo de alquilar un metro cuadrado de espacio de oficina puede variar, pero en ciudades como Madrid o Barcelona, el alquiler puede costar alrededor de 15-25 € por metro cuadrado al mes. Imagina que necesitas 10 metros cuadrados para almacenar documentos, eso puede costar entre 150 y 250 € al mes, o entre 1,800 y 3,000 € al año. Al digitalizar, eliminas esta necesidad de espacio y reduces estos costos, si es espacio propio puedes utilizarlo para otra actividad que genere valor.
   

3. Ahorro en Manejo y Archiving: El tiempo que tu personal dedica a buscar y archivar documentos físicos también tiene un costo. Según un estudio de IDC, las empresas gastan un promedio de 20 € por hora en tiempo de personal relacionado con la gestión de documentos. Si tu equipo dedica 2 horas a la semana a esta tarea, estás gastando 1,600 € al año solo en tiempo de personal para manejar documentos físicos.
   

4. Beneficios Ambientales y de Imagen: Reducir el uso de papel no solo ahorra dinero, sino que también mejora la sostenibilidad de tu empresa. En un momento en que los consumidores valoran cada vez más las prácticas empresariales responsables, este enfoque puede ser un diferenciador clave.

Ejemplo Concreto:

Para una empresa de tamaño medio en España, eliminar el papel y digitalizar documentos puede significar un ahorro de hasta 5,000 € al año, considerando los costos de impresión, almacenamiento y manejo; este ahorro es solo el comienzo: la eficiencia ganada y la liberación de espacio pueden mejorar aún más los resultados financieros.

6. Software de gestión: Control total

Implementar un software de gestión en una empresa mediana o grande puede transformar el funcionamiento y ofrecer beneficios significativos en ahorro y eficiencia. Este tipo de software reduce los errores y los costos administrativos en hasta un 30% al automatizar procesos y minimizar la necesidad de entradas manuales. Además, optimiza la gestión del inventario, permitiendo reducir costos en un 20% al evitar el exceso y la escasez de stock. En cuanto a la gestión financiera, la integración que ofrece puede disminuir los costos de procesamiento en un 25%, facilitando la conciliación de cuentas y la gestión de facturas. También proporciona una visión integral de todas las áreas del negocio, lo que mejora la toma de decisiones y aumenta la eficiencia en un 20%.

Aunque la inversión inicial es importante, para empresas de cierto tamaño, el ahorro de costos y el aumento de eficiencia sobrepasa ampliamente el costo anual. Es importante siempre hacer un análisis a consciencia de la situación especifica del negocio.

¿Necesitas ayuda?

Si estás listo para dar el siguiente paso en la reducción de costos y optimización de tu empresa, la transformación digital podría ser la clave que buscas. Esta no es solo una inversión en tecnología, sino una estrategia para mejorar la eficiencia y reducir gastos innecesarios a largo plazo.

En Kuroin, entendemos que cada empresa es única, y estamos aquí para ayudarte a navegar este proceso. Nuestro objetivo es trabajar contigo para identificar las soluciones tecnológicas que mejor se adapten a tus necesidades y presupuesto, asegurando que cada paso que des te acerque a una mayor eficiencia y ahorro. No se trata solo de implementar tecnología, sino de encontrar el enfoque correcto para tu negocio.

Espero que la entrada te haya gustado y haya resultado útil.

Hasta la próxima!

fuentes:

McKinsey "A Future That Works: Automation, Employment, and Productivity", publicado en 2017

PwC, "Will robots really steal our jobs?" (2018)

Gartner, "Top 10 Strategic Predictions for 2020 and Beyond"

Deloitte, Automation with Intelligence: Reimagining the Organization in the 'Age of With'" (2019)

Deloitte "The robots are ready. Are you? Untapped advantage in your digital workforce"

Owl Labs "2022 State of Remote Work"

informes anuales de CBRE - Colliers International.

Forrester Consulting, "The Total Economic Impact™ Of SAP S/4HANA" (2020)

McKinsey & Company, "The Value of Inventory Optimization" (2018)

Gartner, Inc. "The Financial Impact of Integrated Financial Management Systems" (2019)

Forrester Research, "The Business Impact of Enterprise Resource Planning (ERP) Systems" (2021)

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